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邀请媒体参加企业新品发布会并确保有效报道，需要系统化的流程规划和细节把控。【萤石发稿】总结了详细的流程及注意事项，帮助提升媒体参与度和报道效果：
一、发布会前筹备
1. 明确发布会目标
- 核心目的：品牌曝光、产品卖点传播、行业影响力提升、招商引流等。
- 关键信息：提炼3-5个核心传播点（如技术创新、用户体验、市场定位）。
2. 制定媒体邀请计划
- 筛选目标媒体：
- 官方媒体：通过权威官方媒体提高品牌影响力（如人民网、新华网）
- 垂直媒体：根据产品属性选择行业对口媒体（如科技类产品邀请36氪、极客公园）。
- 大众媒体：覆盖综合门户（新浪、腾讯）、电视台、报纸等。
- KOL/KOC：邀请行业博主、自媒体人，增强社交传播。
- 优先级排序：头部媒体重点跟进，中小媒体批量邀请。
3. 制作媒体邀请函
- 内容要素：
- 发布会主题、时间、地点（附交通路线及停车指引）。
- 核心议程（如产品演示、CEO演讲、明星站台）。
- 设计形式：
- 电子版：H5动态邀请函、PDF文件。
- 纸质版：针对重要媒体寄送实体邀请函+品牌周边礼品。
4. 发送邀请与确认
- 多渠道触达：
- 直约：提前1周直接与各媒体编辑沟通，确认意向并解答疑问。（此方式工作量大，且可能没有直接与媒体沟通的渠道）
- 媒介：大部分企业没有媒体资源，需要通过【萤石文化】向各媒体记者发出邀请。（一次性向各意向媒体发出邀请，快速高效便捷）
- 跟进登记：
- 使用Excel或CRM工具记录媒体回复状态（已确认/待定/拒绝）。
- 提前1天再次发送提醒信息，附上电子版议程和注意事项。
5. 媒体接待准备
- 动线规划：
- 签到处：设置媒体专属通道，安排双语接待人员（针对外媒）。
- 座位区：预留媒体席（前排或摄影区），标注媒体名称。
- 采访间：单独布置专访房间，配备灯光、背景板、录音设备。
- 资料包内容：
- 新闻通稿（中英文版本）、产品白皮书、高管发言稿。
- 产品样品/U盘（预存高清图片、视频）。
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二、发布会当天执行
1. 签到与接待
- 快速通道：媒体签到，领取资料包及胸牌。
- 实时沟通：安排专人对接临时到场的未邀约媒体。
2. 发布会流程设计
- 黄金30分钟原则：核心环节（如产品发布）安排在开场后30分钟内。
- 增强互动：
- 设置体验区：提供产品试用、VR演示等。
- 直播互动：通过直播平台收集线上媒体问题，由主持人现场提问。
3. 媒体采访管理
- 群访：控制在15-20分钟内，发言人提前准备标准化答案。
- 专访：为头部媒体安排1对1采访，提供独家数据或故事。
- 内容管控：敏感问题由公关团队介入，避免话题偏离。
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三、发布会后跟进
1. 素材分发
- 时效性：24小时内发送资料包/通稿至未到场媒体。
- 云盘共享：提供高清图、视频、PPT下载链接（设置有效期）。
2. 报道追踪与维护
- 监测工具：使用百度舆情、Meltwater等工具收集报道。
- 二次传播：精选优质内容在官网、官微转发，@相关媒体致谢。
- 关系维护：对重点记者进行后续回访，邀请参与产品评测。
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四、关键注意事项
1. 时间冲突规避：
- 避开节假日、重大行业会议或竞品发布会时间。
- 夏季发布会可选室内场地，避免高温影响出席率。
2. 危机预案：
- 设备故障：备用麦克风、投影仪、移动电源。
- 负面提问：提前准备Q&A清单，培训发言人应答技巧。
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五、附件模板（ 媒体邀请函范例）
通过精细化执行以上步骤，可显著提升媒体参与意愿与报道质量，为新品上市营造强势声量。
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